מניעת מעילה

מניעת מעילה

התקופה מזמנת אנשים למעול בכספים לא להם. מעילה במעסיקים מתבצעת בדרך כלל על ידי עובדים המרגישים תסכול-אם בבית ואם בעבודה. משברים כלכליים עלולים להביא מעסיקים לצמצום כוח האדם, שינוי תנאי העבודה והשכר, פערי שכר גדולים במיוחד בין עובדים, וכך נולד תסכול. במקרה של אתי אלון (בנק למסחר)  המניע הגיע מהבית–הצורך לסייע לאחיה שנקלע לחובות.

מעילה מוגדרת כפעולה הנעשית על ידי אנשים נגד גוף כלכלי, בה הם מעבירים כספים או  נכסים אל עצמם או אל גוף אחר, וזאת באופן בלתי חוקי. מעילה בכספים לטובת גוף אחר יכולה לנבוע מצורך לעזור לאחר על חשבון "הרעים", מעין "רובין הוד מודרני". מעילה בכספים לצרכים עצמיים נובעת מחסך כלכלי, משבר משפחתי או בריאותי.

איך מבוצעת מעילה ?

בעל תפקיד מגיש חשבוניות על הוצאות פרטיות, לתשלום ע"י המעסיק במסגרת "קופה קטנה" -אביזרי מיחשוב, ספרות מקצועית, ארוחה עם "לקוח", עלויות נסיעה לחו"ל המערבות נופש והוצאות פרטיות (לרבות בן/בת זוג).

תשלום הוצאות פרטיות באמצעות כרטיס אשראי של המעסיק. בעל התפקיד סומך על כך שהנח"ש לא יבקשו חשבונית אלא יסתמכו על הפרטים שיופיעו בפרטי חיוב (טיפול במוסך לדוגמה).

תשלום הוצאות עיסקיות (תשלומי מיסים לדוגמה), באמצעות כרטיס אשראי של המעסיק, ושימוש בנקודות שהצטברו על כרטיס האשראי, לטובת המועל.

עובד חברה האחראי על תחום לקוחות, מפיק חשבונית זיכוי ללקוח ומתחלק עם הלקוח על הרווח שנובע לו מהזיכוי.

עובד חברה המופקד על תחום ספקים: העובד משתף את הספק בהגשת חשבוניות מנופחות (בעיקר חו"ל), משלם לספק את התמורה ומתחלק עם הספק בהפרש. צורה אחרת: עובד זה מזרים להנח"ש חשבונית ספק פיקטיבית, מכין הוראת תשלום, מתערב בקובץ מס"ב ומשנה את פרטי החשבון לחשבונו האישי.

עובד במחלקת שכר, קולט למערכת "עובד פיקטיבי" ומשלם את שכרו מספר חודשים.

עובד במחלקת פרויקטים, קולט למערכת חשבוניות פיקטיביות של קבלן מישנה, ומשלמן לחשבונו האישי.

עובד בכספים מבצע העברות בנקאיות מחשבון החברה לחשבונו הפרטי. כדי להסתיר את החוסר, הוא מפיק "אישור יתרה" פיקטיבי וכן מבצע "התאמת בנק" עם הסברים בדבר ההפרשים.

עובד מחסן "לוקח" סחורה מבלי לשלם. נעשה בעיקר בפריטים בהם אין ניהול מלאי. בפריטים יקרים בהם יש ניהול מלאי, הוא יבצע מכירה וישלשל את התמורה לכיסוי. העובד "יאפס" את ההפרש בין מלאי במחשב למלאי במחסן כחלק מתהליך מיפקד המלאי.

מיהם העובדים המועלים? לא ניתן לציין פרופיל מדויק. מדובר בדרך כלל באנשים נורמטיביים, אך השתלבו להם "צורך", "צידוק" ו-"הזדמנות".

הנסיבות הבאות מעוררות חשד: רמת חיים מעבר ליכולת, קשיים כלכליים, קרבה הדוקה לספק/לקוח, ריכוזיות וחוסר נכונות לחלוק את התפקיד, אי יציאה לחופש – או יציאה לחופש ללא החלפה, גירושין, הימורים, סמים ואלכוהול, מניעת בקורת באמטלות שונות, עבודה בשעות חריגות, נגישות למערכות הארגון ללא מגבלה.

מניעת מעילות: המניעה בנויה משני מרכיבים – הפרדת תפקידים והתראות על פעילות חריגה. הפרדת תפקידים תכלול חלוקת תפקידים בין עובד שיבצע "הזמנה מספק", לבין עובד שיקלוט את חשבונית הספק לבין העובד שיבצע את התשלום לספק.

הפרדת תפקידים תכלול גם רוטציה בין עובדים. הרוטציה תגרום לרענון נהלים וקושי להתמיד במעילה.

התראות מבוססות על מערכת ERP בשילוב יישומים דיגיטליים. בעבר נהגו ארגונים להעסיק אנשי בקרה בעוד פריצת הדיגיטל לחיינו מאפשרת התראות על כל דבר שזז בארגון. לדוגמה: חשבונות הבנק הפרטיים של העובדים ידועים לארגון שהרי כך מעבירים לעובד את שכרו. הארגון יודיעו לעובדים שפרטי החשבון יאוחסנו גם במערכת ERP (גילוי פרטיות) בצורה מאובטחת. העברת כספים מחשבון הבנק של החברה לחשבון בנק של עובד (שלא עבור שכר) תקפיץ התראה.

הפקת זיכוי ללקוח תהיה כרוכה בתהליך: אחראי על תחום לקוחות, יגיש בקשה להפקת זיכוי דרך מערכת המידע. מנהל מורשה בכיר יצטרך לאשר דיגיטלית את הזיכוי ורק אז יקלט הזיכוי. המערכת תתריע על זיכויים חריגים בסכומים, או בתדירות – ישירות למנהלים הבכירים בחברה.

התראות  נוספות: שינוי פרטי בנק של ספק, שינוי פרטי בנק של עובד.

כל פריט מלאי יסומן בבר קוד. הוצאת פריט ממחסן תגרום ליצירת רשומת "הוצאת סחורה" (כמו בחנות בגדים) שתאומת מול  "תעודת משלוח" או חשבונית ללקוח – העדר מסמכים אלה-יצור התראה.

אי התאמה בין יתרת הבנק בספרי הנח"ש לבין היתרה בבנק לפי אתר הבנק-תייצר התראה, ברמה יומית בשעה שתקבע.

הפרש בין סיכום קופת מכירות (Z) לבין הפקדת המימסרים בבנק – תיצור התראה, ברמה יומית או ברמת משמרת.

חשבוניות ספקים יעברו בדיקה דיגיטלית על ידי הצלבה בין מחיר וכמות בהזמנה לבין מחיר בהזמנה קודמת, לבין תעריף הספק, וכל אלה יושוו לחשבונית הספק.

מעילות ניתן לאתר ולמנוע באמצעות הגדרת "תהליכים". תהליך הוא סדרת פעולות בתחום מסויים המתחיל ביצירת התחייבות ומסתיים בתשלום. ספקים: פתיחת ספק-הגדרת פריטים ומחירון-הזמנה-קבלת סחורה-אישור חשבונית-ביצוע תשלום. כל תהליך יבוצע במערכת ERP (ולא באקסל או תתי מערכות). לכל חלק בתהליך יוגדרו חריגים ואלה יוזרמו למערכת דיגיטלית המשולבת במערכת ERP ליצירת התראות. לכל אלה הוסיפו: רוטציה של עובדים בתפקידים.

"מרבה נכסים, מרבה דאגה", אך ניתן להפחית את הדאגה באמצעות טכנולוגיה.

שבת שלום.

שיתוף ב facebook
שתפו בפייסבוק
שיתוף ב linkedin
שתפו בלינקדאין
שיתוף ב whatsapp
שתפו בווטסאפ

כל הזכויות שמורות לדורון שטיין 2020© | נבנה על ידי Yarticles כתיבת תוכן ובניית אתרים

לתגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *